Заповнювати платіжні документи потрібно згідно із відповідними реквізитами.
Наказом Міністерства доходів і зборів України № 609 від 22.10.2013 затверджено Порядок заповнення документів на переказ у разі сплати (стягнення) податків, зборів, митних платежів, єдиного внеску, здійснення бюджетного відшкодування податку на додану вартість, повернення помилково або надміру зарахованих коштів.
Наразі, поле "Призначення платежу" розрахункового документа заповнюється таким чином:
- поле № 1- друкується службовий код (знак) "*" (ознака платежу);
- поле № 2 - друкується розділовий знак ";"; друкується код виду сплати;
- поле № 3 - друкується розділовий знак ";"; друкується один з нижченаведених реквізитів:
а) код клієнта за ЄДРПОУ (доповнюється зліва нулями до восьми цифр, якщо значущих цифр менше 8);
б) реєстраційний номер облікової картки платника податків - фізичної особи (завжди має 10 цифр) або серія та номер паспорта громадянина України;
в) реєстраційний (обліковий) номер платника податків, який присвоюється Міндоходів (завжди має 9 цифр); у разі здійснення платником податків - юридичною особою сплати за відокремлений підрозділ друкується код за ЄДРПОУ відокремленого підрозділу, за який здійснюється така сплата;
- поле № 4 - друкується розділовий знак ";"; друкується роз'яснювальна інформація про призначення платежу у довільній формі.
- поле № 5 - платником податків не заповнюється;
- поле № 6 - платником податків не заповнюється;
- поле № 7 - друкується розділовий знак ";"; резервне поле.
Заповнюється платниками податків та/або органами Державної казначейської служби України (органами Міндоходів) у разі здійснення розрахунків згідно з окремими рішеннями Кабінету Міністрів України тощо. Зазвичай не заповнюється.
У разі погашення податкових векселів (податкових розписок) коштами при заповненні розрахункового документа у резервному полі необхідно проставляти номер векселя.
При заповненні полів не допускаються пропуски (пробіли) між словами та службовими знаками.